Animer une réunion à distance

Mettre en place "vite fait" un espace pour permettre au collectif (ou une partie du) de se réunir "à distance" pour échanger de vive voix ou par vidéoconférence est une compétence à travailler pour l'animateur.

Les outils sont nombreux aujourd'hui et beaucoup sont gratuits. Pour les vidéoconférences, un petit peu de savoir-faire méthodologique sera nécessaire pour eviter que celle-ci ne tourne "au drame" (voir ci-contre)


Quelques conseils d'animation

Important Il est difficile d'animer une réunion vidéo avec plus de 12 participants. Au delà, on passe en fait en mode "webinar" (plutôt conférence online que réunion)

Avant la vidéoconférence

  • En tant qu'animateur, avoir déjà pratiquer l'outil plusieurs fois et être à l'aise avec celui-ci
    • avoir tester dans différents environnements et via différents navigateur web
  • Si possible tester l'outil en présence ou permettre à chacun de tester l'outil AVANT la vidéoconférence (quitte à faire des mini conf en duo pour caler et rassurer)
  • Donnez quelques infos pratiques aux participants
    • Si possible isolez-vous dans un endroit peu bruyant
    • Si possible munissez vous d'un micro ou casque
    • Si possible utilisez le même ordinateur que celui sur lequel vous avez fait les tests préalables ;-)

Pendant la vidéoconférence

  • Pour le bon déroulement de la conférence, l'animateur peut demander à l'un ou l'autre participant de "couper" sa caméra si l'on "sent" que la bande passante web est un peu faible. Ceci permet de privilégier la qualité sonore.
  • Le "non verbal" passe un peu durant la vidéoconférence mais en général pas "assez", l'animateur de la réunion doit "veiller" sur les écrans et essayer de décoder de non verbal des participants pour intervenir si nécessaire.
  • Durant la conférence, les paroles ont tendance à être plus "sèches" (sans doute dû à la "distance"). L'animateur doit veiller à fluidifier les échanges, à insister sur la politesse, à mettre un peu d'humour
  • Plus encore que durant une réunion en présence, la distribution de la parole est nécessaire. L'animateur veillera à expliquer l'un ou l'autre code (visuel ou sonore) pour permettre aux participants d'indiquer à l'animateur qu'il réclame la parole.
  • Il est utile de rappeler qu'une conférence vidéo nécessite aussi des traces. Mettre en place une espace de notes partagées est utile et discuter de la prise de note collective est intéressant.
  • Veiller à ne pas faire des conférences vidéos trop longues car l'attention est plus vite perdue qu'en réunion "classique". Si possible des sessions d'une heure.
  • En fin de conférence, ne pas hésiter à faire un rapide "retour d'usages" avec les participants dans l'objectif de monter collectivement en compétence autour de cet outil.


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