la circulation des infos dans le collectif

La circulation des infos, de la parole, tel un fluide vital, est un enjeu central pour le collectif et pas seulement un moyen pour atteindre des objectifs d'action.

La circulation de la parole dans le groupe est à l'image de celle du sang qui vitalise le corps humain. Prenons-en soin

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Les risques de zones mal informées

S'écouter n'est pas simple... et de nombreuses réunions avancent peu, faute d'interruptions permanentes ou de confiscation de la parole.
Certains peinent à pouvoir se taire, d'autres à oser parler (croyant n'avoir rien d'intéressant à apporter ou en signe de désaccord ou de colère).
Quelles que soient les explications de ces comportements, leur impact sur le groupe est réel.
Apprendre à partager la parole est vital dans un collectif.

De même, lorsque les conditions (techniques ou d'animation) conduisent, de manière fortuite ou volontaire, à une disponibilité différente de l'information selon les membres du collectif, il peut vite naître un sentiment de frustration et de démotivation. Sentir qu'on ne dispose pas de toutes les infos, c'est se sentir "de seconde zone" et c'est souvent démotivant. L'accès à l'information est une condition essentielle à la participation.
En plus, le manque d'information rend souvent inefficace. De même, il se pourrait bien qu'une information non accessible soit "inutile" ;-)

Ceci étant, et même si l'animateur doit veiller à ce que l'information circule le mieux possible dans le collectif (ou soit accessible à tous à minima), il est parfois tout aussi démotivant d'être noyé par trop d'information (infobésité) ou de savoir que l'info est quelque part mais sans savoir où...
Le vocabulaire est aussi parfois source de souci dans les grands collectifs.

=> La circulation des infos, de la parole est un enjeu central pour le collectif et donc un rôle important de l'animateur

Il existe un équilibre subtil que l'animateur peut essayer d'atteindre

Entre holoptisme

C’est une façon de rendre visible les échanges : leur nature, leur volume, qui donne, qui reçoit… Il permet de voir où se trouve les ressources. De fait il permet à chacun d’avoir une vision de soi et du Tout. Ainsi chacun peut adapter son comportement en fonction des autres.
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et panoptisme

Le panoptisme se caractérise par la mise en œuvre de solutions (technique, juridique, procédure, …) ayant pour objectif de cacher des informations, des points de vue à certaines personnes et donc de permettre à d’autres d’y avoir accès. En général, le panoptisme est associé à des structures pyramidales.

1 : En présence, on travaille sa p osture

A titre personnel (et comme une invitation indirecte)

Ralentir ma parole
  • Ralentir la conversation peut être un cadeau pour tous
Respirer avant de parler
  • Prendre le temps d’une longue respiration avant de parler permet d’aller chercher des mots et des réponses que le pilote automatique (les lieux communs, les comportements imposés par la politesse ou la morale) n’offre jamais. Respirer désactive ces mécanismes et permet de lâcher prise sur le besoin pressant de contrôler la conversation. Ce faisant, on s’offre du temps et on s’ouvre à ce que l’autre vient de dire, même si on se sent en désaccord.
Offrir mon écoute
  • Dans des groupes où chacun s’interrompt et se répond sans laisser de répit, les humains se jettent sur le temps comme des prédateurs — le plus fort, le plus agile, le plus rapide, le plus malin obtient la plus belle part. En tant qu'animateur, lorsqu’une personne m’interrompt, je peux m’arrêter et la laisse parler. Elle n’a "plus envie" de m’écouter, alors pourquoi forcer ? Je rends ma parole et mon écoute disponibles. Je parlerai ensuite ;-)
Changer de point de vue : l'attention réciproque
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Au bénéfice du collectif

Il existe de nombreuses possibilités pour se partager la parole, le tout est que la règle, comme n’importe quelle règle, soit définie avant qu’on ait besoin d’y recourir…
On jugera selon le contexte, le groupe, les objectifs s'il est opportun d'instaurer une règle ou de laisser la parole "libre"
Durée maximum de prise de parole.
  • Soit définitive : à 3 minutes, c’est fini.
  • Soit, à 3 minutes, la personne en charge du temps fait un signe aux participant-e-s, qui peuvent soit accepter que la personne continue de parler, soit la faire arrêter en se manifestant par un signe ou un bruit convenu par avance.
Avec cet outil en ligne, on peut suivre le temps de parole de jusque 36 personnes si besoin : http://chronometre.minuteur-en-ligne.fr/plusieurs-chronometres

Nombre maximum de prises de paroles par personne
cela peut se matérialiser par des tickets de parole.

Règle de non-réaction pendant une prise de parole
un bâton de parole peut matérialiser le fait que seule la personne qui a le bâton en main peut parler.

Laisser les gens aller jusqu’au bout de leur propos
dire « je prends » quand on prend la parole, et dire « je laisse » quand on a terminé. Tant que la personne n’a pas dit « je laisse », on ne peut pas l’interrompre.

Liste d’inscrit-e-s pour les tours de parole : désigner un-e responsable.
Cette personne est en charge d'établir une liste des demandes de prise de parole.
Double liste
  • priorité aux personnes qui n’ont pas encore pris la parole (si une personne n’ayant pas encore pris la parole la demande après une personne l’ayant déjà prise, on lui donne la parole avant celle-ci : ceux qui ont déjà pris la parole ne parleront à nouveau que si personne n’ayant encore jamais parlé ne demande la parole).
Triple liste
  • priorité aux personnes qui n’ont pas encore pris la parole + à celle que l’on définit comme ayant plus de freins pour prendre la parole (les femmes, les personnes maîtrisant mal le français, les personnes qui viennent pour la première fois…).

2. En présence, on s'appuie sur des méthodes d'animation

Nous pouvons aussi nous appuyer sur des méthodes d'animation tel que le FishBowl, le bâton de parole.

3 : A distance, on utilise les outils numériques pour poursuivre les échanges

Ces outils numériques permettent de poursuivre la circulation horizontale des informations dans le collectif entre les moments en présence.

Des outils numériques à gérer, à animer

Sans gestion-animation, ces outils peuvent rapidement devenir contre productifs !
Rien de plus frustrant en effet que d'être noyé sous de l'information inutile ou non ciblée.
L'infobésité est déjà compliquée à gérer à titre personnel, il est donc nécessaire :
  • que ces outils soient animés
  • que chacun soit outillé pour pouvoir gérer "au mieux" ce flux d'information

En tant qu'animateur de projet

  • j'anime et je gère les échanges sur la liste de discussion ou dans le framateam afin que ceux-ci restent en phase avec le cœur du projet.
    • je peux aussi informer et former d'autres membres à la gestion des échanges (modération des échanges sur le liste de discussion, type de messages à envoyer en cas de dérapage...)
  • je mets à disposition et forme les membres du groupe sur les méthodes et outils qui permettent de se faciliter la vie dans la gestion du flux

Des informations à extraire du flux

Les informations "de flux" sont intéressantes mais rapidement inaccessibles (et ce d'autant plus que le temps passe).
Il faut pouvoir extraire du flux les informations de contenus qui doivent rester accessibles et les trier pour les stocker "ailleurs".

En tant qu'animateur de projet

  • je peux capter les informations de contenus intéressantes et les mettre à disposition de tous dans un espace hors flux (type wiki) si possible en les ayant catégorisées (pour une recherche plus aisée => on passe d'un classement par le temps à un classement par catégorie)
  • faire monter en compétence des membres du collectif pour le faire rapidement à plusieurs
  • revenir vers le collectif à travers l'outil de discussion à intervalle régulier pour préciser ce qui a été extrait et qui est maintenant disponible pour tous
  • mettre en place une "gare centrale" via laquelle, chacun peut retrouver les infos importantes (PV, décision, outils, charte, ressources partagées...)



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