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La co-écriture

Les notes chacun de son côté, c'est pas très collaboratif ;-) et ça ne permet pas la rédaction collective de savoirs (projets, idées mais aussi traces des réunions...) Pouvoir rapidement créer un espace numérique de notes partagées (sans complication et sans mot de passe) est un atout essentiel de l'animateur de projet collectif. Bonne nouvelle, c'est facile (et gratuit !) grâce aux "pads"

Alors que nous sommes tous ou presque connectés, et que les outils numériques devraient nous aider,
  • nous ne parvenons pas à organiser l'amont et l'aval de nos réunions avec nos partenaires, nos citoyens sans être inondé de mails,
  • nous ne savons pas comment partager la prise de notes durant les réunions, comment favoriser la participation durant les réunions, comment inclure les apports de ceux qui peuvent pas être là "physiquement".

Cette situation découle de l'utilisation quasi exclusive du mail dans des contextes qui ne lui conviennent pas (et c'est normal, on nous a pas appris, on nous a dit, il faut coopérer, voici un ordinateur...) du coup, on utilise l'outil qu'on connait comme si c'était le seul jusqu'à être nous même noyé dans nos mails et les réponses qu'ils engendrent !

Bon sang qu'il serait pourtant agréable de pouvoir par exemple sur un seul et même document
  • créer un OJ et permettre aux participants de l'amender, le compléter avant la réunion
  • d'utiliser ce même doc en réunion pour collecter les discussions (et pourquoi pas collectivement) / de rendre visible les apports de chacun et pourquoi pas même de tenir compte des questions et apports de ceux qui ne peuvent être là physiquement
  • pour ensuite, toujours sur ce même doc, mettre le projet de PV en discussion pour finir par un PV figé !
Bonne nouvelle, ceci est possible dès demain, sans compétences techniques et dans quasi tous les contextes de travail ;-) avec un PAD
Terriblement simple car il "suffit" d'une connexion web (et encore on peut faire sans si nécessaire) / pas de compte, pas de login, c'est parti !

Le pad permet de créer un espace où :
  • on peut collectivement et simultanément prendre des notes
  • on peut donner son avis même si on ne peut être physiquement présent à la réunion (on peut le coupler avec une vidéoconférence)
  • on peut laisser les participants donner leurs avis AVANT et APRES la réunion
  • on peut faire une réunion, un débat en rendant visible les apports de chacun
  • on peut terminer une réunion avec un compte-rendu quasiment rédigé
  • on peut collecter des questions (en réunion publique)
  • on peut faire un site web ultra simple
  • on peut faire un doodle très simple
  • liste non exhaustive !!!
  • je me rends sur www.framapad.org (j'en profite pour glisser site web dans mes favoris !)
  • je clique sur créer un pad (un pad est généré automatiquement). Si je souhaite pouvoir choisir son nom, je clique sur "option"
  • le pad s'affiche avec un petit message explicatif que je peux enlever une fois lu
  • pour partager le pad, il me suffit de communiquer son adresse url
  • dès que la personne clique sur le lien, elle arrive sur le pad
  • je vois le nombre de personnes connectées en haut à droite à côté du petit bonhomme
  • en cliquant sur celui-ci vous pouvez par ailleurs vous "nommer" et vous choisir une couleur de note
Vous trouverez aussi dans la barre de menu
  • une petit horloge qui vous permettra de voir l'évolution des notes réalisées sur votre pad (c'est un historique)
  • une étoile qui vous permettra de "sauver" un état particulier de votre pad et d'y revenir plus facilement
  • le rôle du secrétaire
    • souvent peu envié mais en même temps rôle "stratégique"
  • la notion de pouvoir / du faire ensemble (vraiment)
    • si chacun peut modifier les notes de chacun, qui a le pouvoir ?
    • si il n'y a pas de barrière d'accès, il faut changer de point de vue... gérer à posteriori les risques plutôt que fermer à priori
  • la notion de partage, de visibilité
    • si je montre en réunion ce qui est "noté", je rassure, je suis transparent, je peux reformuler => je fais baisser le risque de participer
=> on voit bien que le pad pose énormément de questions sur nous, plus que sur la technique
Pour faciliter son utilisation
  • commencer en présence
  • projeter la prise de notes
  • oser le faire (au début on est seul mais très vite on l'est moins !)
  • activer quelques suiveurs - complices
  • inviter à poursuivre à distance / inciter à participer
  • faire des fautes dans les noms
  • faire confiance à la communauté
  • refaire ... ça va prendre ;-) certains vont râler... beaucoup vont apprécier !
Pour gérer la prise de notes à plusieurs
  • au début ça perturbe... ça prend notes en bas et en haut ... plusieurs fois la même chose.. impression de désordre mais
    • c'est normal, on s'approprie l'outil (et ses limites), ça soulève des questions, notamment sur ce qu'on veut faire ensemble et comment...
    • rapidement, des rôles se dessinent (tapeuraukm, correcteur, metteur en page, structurateur...)
  • Il est possible quand on a un peu d'aisance, de se dire qu'un ou plusieurs d'entre nous captent des infos spécifiques durant la réunion et le place dans un endroit spécifique du pad (les tâches @qqlun ou des infos importantes #décision ou #agenda...)
  • Parfois en fin de réunion, le pad reste "brouillon", on peut alors de prendre un temps collectif pour en 5 minutes faire un "rapport d'étonnement" en haut du pad qui en 10 ou 15 lignes reprend l'essence des discussion (le détail se trouve en dessous pour ceux qui veulent lire)
  • Attention, un pad n'est pas un espace de stockage, sa durée de vie est limitée... faites en un espace de travail qui vit, pas un espace de stockage !
  • Attention à ne pas perdre url / inclure dans un wiki ;-)
  • c'est ouvert, très ouvert / mais ne surestimez vous pas les risques ?

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Animer une réunion à distance

Mettre en place "vite fait" un espace pour permettre au collectif (ou une partie du) de se réunir "à distance" pour échanger de vive voix ou par vidéoconférence est une compétence à travailler pour l'animateur.

Les outils sont nombreux aujourd'hui et beaucoup sont gratuits. Pour les vidéoconférences, un petit peu de savoir-faire méthodologique sera nécessaire pour eviter que celle-ci ne tourne "au drame" (voir ci-contre)


Quelques conseils d'animation

Important Il est difficile d'animer une réunion vidéo avec plus de 12 participants. Au delà, on passe en fait en mode "webinar" (plutôt conférence online que réunion)

Avant la vidéoconférence

  • En tant qu'animateur, avoir déjà pratiquer l'outil plusieurs fois et être à l'aise avec celui-ci
    • avoir tester dans différents environnements et via différents navigateur web
  • Si possible tester l'outil en présence ou permettre à chacun de tester l'outil AVANT la vidéoconférence (quitte à faire des mini conf en duo pour caler et rassurer)
  • Donnez quelques infos pratiques aux participants
    • Si possible isolez-vous dans un endroit peu bruyant
    • Si possible munissez vous d'un micro ou casque
    • Si possible utilisez le même ordinateur que celui sur lequel vous avez fait les tests préalables ;-)

Pendant la vidéoconférence

  • Pour le bon déroulement de la conférence, l'animateur peut demander à l'un ou l'autre participant de "couper" sa caméra si l'on "sent" que la bande passante web est un peu faible. Ceci permet de privilégier la qualité sonore.
  • Le "non verbal" passe un peu durant la vidéoconférence mais en général pas "assez", l'animateur de la réunion doit "veiller" sur les écrans et essayer de décoder de non verbal des participants pour intervenir si nécessaire.
  • Durant la conférence, les paroles ont tendance à être plus "sèches" (sans doute dû à la "distance"). L'animateur doit veiller à fluidifier les échanges, à insister sur la politesse, à mettre un peu d'humour
  • Plus encore que durant une réunion en présence, la distribution de la parole est nécessaire. L'animateur veillera à expliquer l'un ou l'autre code (visuel ou sonore) pour permettre aux participants d'indiquer à l'animateur qu'il réclame la parole.
  • Il est utile de rappeler qu'une conférence vidéo nécessite aussi des traces. Mettre en place une espace de notes partagées est utile et discuter de la prise de note collective est intéressant.
  • Veiller à ne pas faire des conférences vidéos trop longues car l'attention est plus vite perdue qu'en réunion "classique". Si possible des sessions d'une heure.
  • En fin de conférence, ne pas hésiter à faire un rapide "retour d'usages" avec les participants dans l'objectif de monter collectivement en compétence autour de cet outil.


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